Veiligstellen van uw data (1)

Een grote angst van ondernemingen die een clouddienst afnemen is verlies van hun data. Wanneer een onderneming al jaren haar boekhouding, CRM-systeem en facturering via ‘de cloud’ doet is verlies van data een ramp. Toch is verlies van die data niet ondenkbaar indien de dienstverlener failliet verklaard wordt, de dienst besluit te beëindigen of op een andere manier in (financiële) problemen komt. Het is dus voor zowel de clouddienstverlener als diens afnemers verstandig om vooraf na te denken over oplossingen voor dit doemscenario. Naast een volledige continuïteitsregeling is er ook een aantal versies die u sneller en makkelijker kunt regelen.

Voor een klant bestaat een clouddienstverlener uit twee hoofdzaken; de clouddienst (meestal een SaaS-dienst)  en de data die daarbij opgeslagen wordt. Het kan zijn dat volledige continuïteit van de dienst niet nodig of niet mogelijk is. Het is dan voor afnemers van die dienst van belang dat er een exit-strategie is voor de data. Er zijn verschillende manieren om de opgeslagen data zeker te stellen en te zorgen dat u te allen tijde toegang heeft tot uw data.

Clouddienstverleners kunnen werken met een soort archieffunctie. De opgeslagen data wordt dan regelmatig op een leesbare manier aan de klant ter hand gesteld. Op deze manier heeft de klant een back-up van zijn data. Mocht de continuïteit in gevaar gekomen dan kan de klant zijn data bij een derde (bv. een concullega) onderbrengen. Uiteraard is het hierbij belangrijk om afspraken te maken met betrekking tot de leesbaarheid van de data. Wanneer de ter beschikking gestelde data gecodeerd wordt opgeslagen en de klant de kennis om de data te decoderen niet heeft, dan verliest deze oplossing direct zijn werking.

Deze manier van data veiligstellen lijkt voor de hand liggend, maar in de praktijk gebeurt dit nog maar weinig. Veel ondernemingen hebben geen beschikking over hun data buiten de bijbehorende software om. Het is ondernemingen die gebruik maken van een clouddienst aan te raden hierover vragen te stellen bij de betreffende clouddienstverlener.

In mijn volgende blog bespreek ik een andere manier waarop data zeker gesteld kan worden.